Déclaration relative aux traitements de données personnelles

1. Introduction

L’EHC Ensemble Hospitalier de la Côte, Chemin du Crêt 2, 1110 Morges (ci-après: « nous ») propose diverses prestations dans le domaine de la santé, dans plus de 40 disciplines et sur près de 30 sites (ci-après : les « Prestations »), notamment des prestations médicales, infirmières, paramédicales et d’hébergement, tant en milieu hospitalier qu’en ambulatoire (centres médicaux, centres spécialisés et permanences) et en EMS.

La présente déclaration relative au traitement de données personnelles (ci-après : la « Déclaration ») vous explique comment nous traitons vos Données personnelles lorsque nous intervenons comme responsable du traitement. Vos Données personnelles peuvent être recueillies directement auprès de vous ou auprès d’autres sources ; elles sont en particulier collectées lorsque vous interagissez avec nous, notamment en personne, par courriel ou par téléphone, ou par l’intermédiaire de plateformes ou du site web www.ehc-vd.ch (ci-après : le « Site web »).

Le terme « Données personnelles » signifie toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

2. Nous traitons des Données personnelles lorsque…

Vous trouverez ci-dessous les différentes catégories de Données personnelles que nous traitons, en fonction des Services que nous vous fournissons, ainsi que les finalités de ces traitements.

2.1 Vous nous rendez visite

Lorsque vous nous rendez visite afin, par exemple, d’accompagner, transporter ou visiter un-e patient-e, d’effectuer une livraison ou de rencontrer un de nos collaborateurs-trices, nous pouvons collecter des données liées à votre identité (prénom, nom, etc.), à vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale, etc.), à vos dates et horaires de visites ou à votre véhicule (plaque d’immatriculation). Nous pouvons également enregistrer des images de vidéosurveillance.

Ces Données personnelles sont collectées afin d’assurer la bonne organisation, l’efficacité et la sécurité de nos Prestations, ainsi que celle de nos locaux, de notre patientèle et de nos collaborateurs-trices.

2.2 Vous êtes un-e patient-e

Si vous êtes l’un-e de nos patient-e-s, nous pouvons non seulement traiter des données liées à votre identité (prénom, nom, date de naissance, état civil, numéro AVS, profession, etc.), à vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale, contacts en cas d’urgence, etc.), mais également des données sur votre santé (antécédents, traitements en cours, rendez-vous, etc.).

Ces Données personnelles sont traitées afin d’assurer la fourniture de nos Prestations dans le respect des normes applicables et dans l’intérêt de votre santé.

2.3 Vous nous contactez

Lorsque vous communiquez avec nous (par exemple par courriel, lettre, téléphone ou en personne dans nos locaux), nous pouvons collecter les Données personnelles que vous échangez avec nous. Ces Données personnelles peuvent comprendre votre nom, votre prénom, l’objet de votre demande, votre adresse postale et électronique ainsi que votre numéro de téléphone.

Nous utilisons ces Données personnelles dans le but de vous fournir nos Prestations, d’interagir avec vous et de répondre à vos demandes.

2.4 Vous postulez pour un emploi ou travaillez avec nous

Lorsque vous vous portez candidat-e à un poste de travail, nous sommes amenés à traiter des données relatives à votre identité (prénom, nom, date de naissance, etc.) et à votre parcours professionnel. Pendant la phase de recrutement, nous utilisons ces Données personnelles pour déterminer si nous pouvons vous offrir un poste de travail conforme à vos attentes et à nos besoins. Dans l’affirmative et si le processus aboutit à un engagement, nous les complétons dans le but de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des relations de travail.

Si vous êtes engagé-e et travaillez comme collaborateur-trice de l’EHC, nous pouvons également recueillir des données relatives à votre situation personnelle (numéro AVS, état civil, nombre et âge des enfants à charge, etc.), à vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale, contacts en cas d’urgence, coordonnées bancaires, etc.), à votre santé (visite médicale d’entrée, certificats médicaux, annonces de grossesse, etc.) et à votre travail et nos obligations légales (paiement du salaire, des cotisations sociales et des allocations familiales, prélèvement de l’impôt à la source, protection de la santé au travail, contrôle du temps de travail, justificatifs en cas d’absence, évaluations annuelles, etc.). Nous pouvons également publier des images sur lesquelles vous apparaissez pour illustrer la vie de l’EHC.

2.5 Vous naviguez sur notre Site web

Lorsque vous naviguez sur notre Site web ou nos pages sur les réseaux sociaux, nous pouvons recueillir les Données personnelles liées à votre utilisation, notamment l’adresse IP (Internet Protocol) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, le type d’appareil que vous utilisez, un identifiant d’appareil unique (par exemple le numéro IMEI de votre téléphone, l’adresse MAC de l’interface réseau ou le numéro de téléphone mobile utilisé par l’appareil), vos données de localisation et de navigation, ainsi que toute information que vous pourriez saisir sur notre Site web ou nos pages sur les réseaux sociaux.

Ces Données personnelles sont notamment collectées par des cookies et des technologies similaires, dont l’utilisation est régie par l’article 4 de la présente Déclaration.

Nous utilisons ces Données personnelles pour améliorer votre expérience sur notre Site web et pour connaître vos préférences en lien avec les Prestations que nous proposons.

2.6 Vous êtes inscrit-e-s à notre Newsletter ou à notre magazine

Lorsque vous vous inscrivez pour recevoir le magazine Côteàcôte, nous vous demanderons votre adresse physique, votre adresse électronique, votre titre, votre prénom et votre nom. Vous pouvez également nous fournir, de manière facultative, des informations additionnelles (par exemple votre numéro de téléphone).

Comme médecin référant des patients à l’EHC, vous pourrez recevoir notre Newsletter sur la base des informations renseignées lors du référencement (adresse mail, nom, prénom, adresse et spécialité médicale).

Nous traitons ces Données personnelles pour personnaliser les informations et les offres qui vous sont envoyées et mieux les orienter en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de la liste de nos abonné-e-s en nous écrivant à : communication@ehc.vd.ch.

2.7 Vous interagissez avec nous sur les médias sociaux

Lorsque vous visitez nos pages Facebook, LinkedIn, YouTube ou Instagram, lorsque vous y communiquez avec nous ou aimez et partagez notre contenu, ou lorsque vous laissez des commentaires sur Google, vous partagez avec nous des Données personnelles selon les règles de ces médias sociaux. Nous pouvons alors les traiter pour répondre à vos demandes et mieux connaître vos intérêts et besoins.

2.8 Traitement à des fins statistiques ou de recherche

Nous pouvons traiter vos Données personnelles à des fins ne se rapportant pas à des personnes, notamment dans le cadre de la recherche, de la planification ou de la statistique. Lorsque ces données sont anonymisées, elles peuvent être communiquées à des tier

3. Nous communiquons des Données personnelles à…

3.1 Nos sous-traitants

Nous pouvons communiquer vos Données personnelles aux personnes qui nous fournissent des services en tant que sous-traitants, notamment des :

• fournisseurs de prestations paramédicales, tels que des laboratoires d’analyses médicales ;
• fournisseurs de services informatiques et de communication (hébergement informatique, logiciels, maintenance, centre d’appels) ; et
• transporteurs.

Nos sous-traitants sont soumis à une obligation de confidentialité et ne peuvent utiliser vos Données personnelles qu’en conformité avec nos instructions et dans le respect du secret médical et de la présente Déclaration. Ils reçoivent uniquement les données nécessaires à l’exécution de leurs tâches, dans le but de vous fournir nos Prestations.

3.2 Des tiers

Vos Données personnelles sont également susceptibles d’être partagées avec des tiers selon les Prestations sollicitées. Il s’agit notamment de :

• votre médecin traitant ;
• le réseau de spécialistes et de professionnels impliqués dans votre prise en charge ou son suivi ;
• les laboratoires d’analyses médicales dans le cadre des tâches qui leur sont propres (ils ne sont alors pas qualifiés de sous-traitant) ;
• vos assureurs, notamment assurance-maladie, accident, invalidité ou assurance complémentaire ou leurs représentants, tels que SASIS SA ;
• des autorités, en cas d’obligation légale d’annoncer, de signaler ou de renseigner (Office fédéral de la santé publique, Office du Médecin cantonal, Autorités de poursuite pénale, Justice de paix, Direction générale de l’Enfance et de la Jeunesse, Swissmedic, etc.) ;
• des organismes chargés d’établir des statistiques, tels que l’Office fédéral de la statistique, SwissDRG ou l’association nationale pour le développement de la qualité dans les hôpitaux et les cliniques (ANQ) ;
• des instances chargées de tenir des registres officiels, tels que le registre vaudois des tumeurs tenu par Unisanté ;
• des organismes de recouvrement ;
• des sociétés de transport, telles que compagnies de taxis ; et
• votre caisse de pension, si vous êtes collaborateur-trice EHC.

De plus, vos Données personnelles pourront être communiquées à des autorités judiciaires ou administratives si la loi l’exige, pour protéger nos droits ou nos intérêts légitimes, ainsi que dans certains cas ceux de tiers.

4. Nous utilisons des Cookies sur notre Site web

4.1 Nos cookies

Grâce à des cookies et des outils d’analyses de données, nous rassemblons des informations sur votre parcours de navigation sur notre Site web, notamment lorsque vous cliquez sur du contenu. Les données collectées nous permettent de réaliser des analyses anonymes sur les tendances de navigation et nous aident ainsi à améliorer notre Site web. À cet effet, nous employons plusieurs outils comme Google Analytics et Google Adwords. Ces derniers utilisent des cookies, soit des petits fichiers textes enregistrés sur votre navigateur, afin d’étudier la fréquentation et l’utilisation de Site web.

Les types de cookies (y compris ceux de nos sous-traitants) que nous sommes susceptibles d’utiliser sur notre Site web et les objectifs dans lesquels ils sont utilisés sont indiqués ci-dessous.

4.2 Catégorie 1 : les cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont essentiels pour vous permettre de vous déplacer sur notre Site web et d’utiliser ses fonctions. Sans ces cookies, plusieurs des éléments de notre Site web pourraient être bloqués et/ou ne pas fonctionner correctement.

Nous utilisons ces cookies pour vous permettre d’accéder aux Prestations que nous proposons sur notre Site Internet.

4.3 Catégorie 2 : les cookies de performance

Ces cookies réunissent des informations sur la façon dont vous utilisez notre Site, par exemple les pages que vous consultez le plus souvent, et si vous obtenez des messages d’erreur des pages web.

Nous sommes susceptibles d’utiliser ces cookies pour préserver l’efficacité et la facilité d’utilisation de notre Site et connaître la manière dont il est utilisé.

4.4 Catégorie 3 : les cookies fonctionnels

Ces cookies permettent à notre Site de mémoriser les choix que vous avez effectués (comme votre nom d’utilisateur, la langue ou la région où vous vous trouvez) et peuvent aussi être utilisés pour fournir les Prestations que vous avez demandées.

Nous sommes susceptibles d’utiliser ces cookies pour préserver l’efficacité et la facilité d’utilisation de notre Site et pour vous offrir une expérience fluide de navigation.

4.5 Les cookies émis par des tiers

Nous sommes susceptibles d’inclure sur notre Site web des applications informatiques émanant de tiers, qui vous permettent de partager des contenus de notre Site web avec d’autres personnes ou de faire connaître à ces autres personnes votre consultation ou votre opinion concernant un contenu de notre Site web.

L’émission et l’utilisation de cookies par des tiers sont soumises aux politiques de confidentialité de ces tiers, qui sont responsables du traitement de ces données.

Ainsi, des plateformes comme Facebook, YouTube, Instagram ou LinkedIn, notamment, peuvent installer des cookies pour le partage de contenu sur les réseaux sociaux. La présence de cookies dépend de la manière dont vous utilisez ces plateformes, et ce, indépendamment du Site web. Nous vous invitons à vérifier les règles de gestion des cookies sur ces plateformes.

5. Transfert à l’étranger

Vos Données personnelles sont traitées principalement en Suisse. Dans le cas où vous résidez dans un pays étranger, Vos Données personnelles peuvent y être communiquées. Cette communication se justifie alors par la conclusion ou l’exécution d’un contrat, ou l’exercice de nos droits.

Certaines données liées à la visite du Site web peuvent également être communiquées aux USA dans le cadre de l’utilisation de Google Analytics.

6. Nous protégeons vos données

Des mesures de sécurité (d’ordre technique et organisationnel) conformes aux règles de l’art ont été mises en place, compte tenu des risques encourus, pour protéger vos Données personnelles contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction, communication ou contre tout accès non autorisé.

7. Vos droits

Vous pouvez en tout temps demander la correction ou la suppression de vos données personnelles, retirer un consentement ou vous opposer au traitement de vos données personnelles. Dans certains cas, la loi nous oblige ou nous autorise néanmoins à conserver ou continuer à traiter vos données. Vous pouvez aussi demander à consulter vos données personnelles et dans certaines situations vous pouvez aussi les obtenir dans un format électronique communément exploitable. Veuillez nous adresser votre demande à l’adresse mentionnée à l’art. 8, accompagnée d’une preuve d’identité.

Vous avez également la possibilité de refuser de fournir les données que nous vous demandons. Dans un tel cas, nous risquons néanmoins de ne pas pouvoir vous fournir les prestations demandées.

Vous avez aussi le droit, en tout temps, de poser des questions ou de faire part de vos préoccupations au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

8. Vous pouvez nous contacter

Vous pouvez nous contacter pour toute question ou demande relative à la protection de vos Données personnelles :

• par courriel à l’adresse : protection.donnees@ehc.vd.ch
• par courrier postal à l’adresse : Ensemble Hospitalier de la Côte, Service juridique, Chemin du Crêt 2, 1110 Morges

Droits d’auteur et utilisation du Site web www.ehc-vd.ch

Le Site web www.ehc-vd.ch est protégé par des droits d’auteur et d’autres droits de propriété intellectuelle. Vous pouvez télécharger et imprimer son contenu pour votre usage personnel non commercial, mais cela n’entraîne aucun transfert des droits sur le contenu, notamment sur les images utilisées.

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